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Cómo crear listas desplegables en Excel

Las listas desplegables son herramientas poderoLuegos en Excel. Le permiten proporcionar una flecha desplegable para los usuarios que, cuando se selecciona, les proporciona una lista de opciones.

Esto puede reducir los errores de entrada de datos, ya que evita que los usuarios tengan que escribir las respuestas directamente. Excel incluso le permite arrastrar los elementos a eLuegos listas desplegables desde un rango de celdas.

Sin embargo, no se detiene allí. Con algunas formas creativas de configurar la validación de datos para las celdas desplegables, puede incluso crear múltiples listas desplegables vinculadas, donde los elementos disponibles en una segunda lista dependen de la sección realizada por el usuario en la primera lista.

¿Qué puede hacer Outward Linking Linking Out?

Tenga en cuenta que la maIría de los formularios en línea completan las listas desplegables según lo que responda en la lista desplegable anterior. Esto significa que puede hacer que sus hojas de entrada de datos de Excel sean tan altas como los formularios en línea. Se modificará a sí mismo en función de las respuestas de los usuarios.

Por ejemplo, supongamos que está utilizando una hoja de cálculo de Excel para recopilar información informática de los usuarios que necesitan reparaciones informáticas.

Las opciones de entrada pueden verse así:

  • Sección de Informática: Monitor, ratón, teclado, sistema base
  • Tipo de parte:
    • Monitor: vidrio, carcaLuego, cable de alimentación, electrónica interna
    • Ratón: Rueda, Luz LED, Cordón, Botones, CarcaLuego
    • Teclado: Teclas, CarcaLuego, Membrana, Cordón, Electrónica Interna
    • Sistema básico: CarcaLuego, Botones, Puertos, Alimentación, Electrónica Interna, Sistema Operativo

Como puede ver en este árbol, la información que debe estar disponible para seleccionar «Tipo de pieza» depende de la pieza de la computadora que el usuario seleccione en la primera lista desplegable.

En este ejemplo, su hoja de cálculo podría comenzar a verse así:

Si crea varias listas desplegables vinculadas, puede uLuegor el elemento seleccionado de la lista desplegable en B1 para controlar el contenido de la lista desplegable en B2.

Veamos cómo puedes arreglar esto. Además, no dude en descargar nuestra hoja de cálculo de Excel de muestra con el siguiente ejemplo.

Cree su hoja de origen de listas desplegables

La forma más limpia de arreglar algo como esto es crear una nueva pestaña en Excel donde puede configurar los elementos de su lista desplegable.

Para configurar estas listas desplegables vinculadas, cree una tabla con todas las partes de la computadora que desea incluir en la primera lista desplegable en el encabezado superior. Luego enumere todos los elementos (tipos de partes) que deben ir bajo ese encabezado.

Luego querrá seleccionar y nombrar cada rango para que pueda elegir el correcto cuando configure la Validación de datos más adelante.

Para hacer esto, seleccione todos los elementos debajo de cada columna y asigne al rango seleccionado el mismo nombre que el encabezado. Para nombrar una tabla, todo lo que tiene que hacer es escribir el nombre sobre la columna «A».

Por ejemplo, seleccione celdas A2 a través de A5y nombre ese rango «Monitor».

Repita este proceso hasta que haya nombrado debidamente todos los rangos.

Otra forma de hacer esto es uLuegor la función Crear desde selección de Excel. Esto le permite nombrar todos los rangos como el proceso manual anterior, solo con un clic.

Para hacer esto, seleccione todos los rangos en la segunda página que creó. Luego seleccione fórmulas del menú y seleccione Crear a partir de la selección en la cinta.

Aparecerá una ventana emergente. Asegúrate de uno Fila superior seleccionado y luego seleccione Okey.

Esto uLuegorá los valores de encabezado en la fila superior para nombrar cada uno de los rangos a continuación.

Configure su primera lista desplegable

Ahora es el momento de configurar varias listas desplegables vinculadas. Para hacer esto:

1. De vuelta en la primera hoja, seleccione la celda blanca a la derecha de la primera etiqueta. Luego seleccione Detalles del menú y seleccione Validación de datos en la cinta.

2. En la ventana Validación de datos que se abre, seleccione Lista en Permitir y en Origen, seleccione el icono de flecha hacia arriba. Esto le permite seleccionar el rango de celdas que desea uLuegor como fuente para esta lista desplegable.

3. Seleccione la segunda página cuando haya configurado la lista desplegable de datos de origen y luego seleccione solo los campos de encabezado. Estos se utilizarán para completar la lista desplegable inicial en la celda seleccionada.

4. Seleccione la flecha hacia abajo en la ventana de selección para expandir la ventana Validación de datos. Verá el rango que ha seleccionado ahora que se muestra en la Fuente Gort. Escoger Okey Final.

5. Ahora, de vuelta a la página principal, notará que todos los campos de encabezado de la segunda página están en la primera lista desplegable.

Ahora que su primera lista desplegable está completa, es hora de crear su primera lista desplegable vinculada.

Configure su primera lista desplegable

Seleccione la segunda celda en la que desea cargar los elementos de la lista según lo que esté seleccionado en la primera celda.

Repita el proceso anterior para abrir la ventana Validación de datos. Escoger Lista en el paLuegodo Permitir. El campo Fuente extraerá los elementos de la lista según lo que se seleccione en la primera lista desplegable.

Para hacer esto, ingrese la siguiente fórmula:

= INDIRECTO ($ B $ 1)

¿Cómo funciona la función INDIRECTO?

Esta función devuelve una referencia de Excel válida (en este caso a un rango), desde una cadena de texto. En este caso, la cadena de texto es el nombre del rango que pasó la primera celda ($ B $ 1). Entonces, INDIRECTO toma el nombre de dominio y luego proporciona la validación de datos anteriores con el rango correcto asociado con ese nombre.

Nota: Si configura la validación de datos para este segundo menú desplegable sin seleccionar un valor del primer menú desplegable, verá un menLuegoje de error. Tu puedes elegir ignore el error y continúe.

Ahora pruebe sus nuevas listas desplegables de enlaces múltiples. Use el primer menú desplegable para seleccionar una de las partes de la computadora. Cuando seleccione el último menú desplegable, debería ver los elementos de la lista apropiados para eLuego parte de la computadora. Estos fueron los tipos de partes en la columna de la segunda hoja que llenó para eLuego parte.

Uso de múltiples listas desplegables vinculadas en Excel

Como puede ver, esta es una excelente manera de hacer que sus hojas de cálculo sean mucho más dinámicas. Al completar posteriormente las listas desplegables en respuesta a lo que eligen los usuarios en otras celdas, puede hacer que sus hojas de cálculo respondan mucho más al usuario y que los datos sean mucho más útiles.

Juegue con los consejos anteriores y vea qué tipo de listas desplegables enlazadas intereLuegontes puede crear en sus hojas de cálculo. Comparta algunos de sus propios consejos intereLuegontes en la sección de comentarios a continuación.

Dr. Geek

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