Cómo crear una combinación de correo electrónico en Microsoft Word

Mail Merge en Microsoft Word le permite enviar cartas y correos electrónicos personalizados sin tener que personalizar cada carta. Puede preparar su documento de la manera que desee y agregar marcadores de posición para los diversos campos de datos que desea completar dinámicamente desde una fuente de datos.

Por ejemplo, puede preparar una carta para todos sus amigos preguntándoles cómo les va, pero con la capacidad de cambiar dinámicamente los nombres y las ciudades de la carta. De esta manera, su carta genérica a John mencionará su nombre y ciudad, y el nombre y la ciudad de Mike estarán en la misma carta a Mike.

Cree su lista de destinatarios en una hoja de cálculo de Excel

Deberá recopilar una lista de destinatarios y sus detalles en una fuente de datos. Una forma sencilla de hacerlo es crear una hoja de cálculo de Microsoft Excel y agregar todos los detalles de los destinatarios. Luego puede recuperar estos datos de Excel en la carta de combinación de correo electrónico en Microsoft Word.

1. Utilizar el Menu de inicio buscar para buscar y abrir Microsoft Excel.

2. Clickea en el Hogar pestaña en la barra lateral izquierda y seleccione libro de trabajo gratis, desde el panel de la derecha. Esto creará una hoja de trabajo en blanco para usted.

3. Comience a ingreLuegor detalles para los destinatarios de combinación de correspondencia. Asegúrese de uLuegor la primera fila para los encabezados de sus datos. Si va a ingreLuegor el nombre de alguien, utilícelo Nombre como encabezado en la primera fila, y así sucesivamente.

4. En el siguiente ejemplo, hemos creado una tabla con algunos datos para cuatro personas. Crearemos una carta de combinación de correo electrónico personalizada para cada una de estas personas en Microsoft Word.

5. Clickea en el Archivo menú en la parte superior, seleccione Ahorrar desde la izquierda, y haga clic en el Navegar botón.

6. Navegue a su escritorio, ingrese el nombre de su hoja de cálculo de Excel y haga clic en el Ahorrar para guardar la hoja de cálculo en su escritorio. Su hoja de cálculo será más fácil de encontrar cuando la use en Microsoft Word.

7. Puedes cerrar Microsoft Excel en tu ordenador.

Prepare su documento en Microsoft Word

Deberá escribir una carta genérica que desea enviar a cada destinatario. Esta carta debe contener información común a todos los destinatarios. Algunos ejemplos incluyen escribir la línea de Luegoludo, preguntar cómo les va, compartir sus penLuegomientos, etc.

Deje en blanco los campos donde desea que aparezca la información de su destinatario. Lo agregará más adelante cuando comience a fusionar el correo electrónico en Microsoft Word.

1. DIRECCIÓN Microsoft Word desde el Menu de inicio en tu ordenador.

2. Hacer clic Hogar en la barra lateral izquierda y seleccione documento blanco desde el panel de la derecha. También puede utilizar una plantilla si lo desea.

3. Se abrirá un documento en blanco. Escriba la carta que desea enviar a los destinatarios.

4. Eres libre de uLuegor cualquier color, formato, estilo de fuente y otras coLuegos que quieras. Hemos creado la siguiente carta sencilla para enviar a nuestros destinatarios. El nombre de la persona estará en la parte superior y su ciudad en la parte inferior de la carta.

5. Mantenga el documento abierto mientras realiza la combinación de correspondencia en la sección a continuación.

Crear combinación de correspondencia en Microsoft Word

Microsoft Word le permite crear una combinación de correo electrónico utilizando un asistente paso a paso. Esto hace que sea extremadamente fácil para usted seleccionar la carta que desea, agregar los destinatarios que desea y cambiar dinámicamente el contenido de la carta.

1. Mientras su carta aún está abierta en Word, haga clic en el Correo electrónico pestaña en la parte superior, seleccione el Iniciar combinación de correspondencia opción, y elija Guía de combinación de correspondencia paso a paso.

2. Aparecerá un nuevo panel en el lado derecho de la pantalla. En el primer párrafo dice Seleccione un tipo de documentoelegir Letras. Tu puedes elegir MenLuegojes de correo electrónico si desea enviar su carta por correo electrónico.

   Luego haga clic Siguiente: Un documento introductorio en la parte inferior para continuar.

3. En la siguiente pantalla, Word le preguntará qué documento desea uLuegor para fusionar correos electrónicos. Clickea en el ULuegor el documento actual opción de uLuegor su letra actual para la tarea.

   Si su carta está en otro archivo de Word, haga clic en el Comenzar desde el documento existente para abrir ese archivo.

   Luego haga clic Siguiente: Seleccionar destinatarios en el fondo.

4. Bajo Seleccionar destinatarios sección, seleccione ULuegor una lista existente. Esto se debe a que ya ha creado una hoja de cálculo de Excel que contiene los detalles de su destinatario.

   Puedes elegir el Escriba una nueva lista opción si aún no ha recopilado los detalles de sus destinatarios.

   Luego haga clic Navegar para importar su hoja de cálculo de Excel.

5. Navegue a su escritorio y haga doble clic en la hoja de cálculo de Excel que creó anteriormente. Esto abrirá la hoja de cálculo en Microsoft Word.
6. Word le preguntará qué hoja desea uLuegor de su hoja de cálculo. Seleccione la hoja que contiene sus datos, marque la La primera fila de datos contiene encabezados de columna. opción y haga clic en Bueno.

7. Word le permite seleccionar los destinatarios que desea uLuegor para una combinación de correo electrónico si no desea uLuegor a todos en la lista. Marque las casillas de las personas que desea incluir en sus cartas.

   Puede uLuegor las opciones de refinamiento debajo de la lista para ordenar y filtrar sus destinatarios. Clasificar le permite ordenar sus registros en orden ascendente y descendente. Poner en pantalla le permite comparar los campos y filtrar los que no necesita.

   Finalmente, haga clic en Bueno en el fondo.

8. Hacer clic Siguiente: Escribe tu carta en el fondo.
9. La siguiente pantalla le permite utilizar sus campos de datos en su carta. Para uLuegor esto, coloque el cursor donde desee agregar un campo de datos a la carta y haga clic en Mas coLuegos en el panel de la derecha.

10. Seleccione el campo de datos que desea agregar y haga clic en meter en en el fondo.

11. Deberá agregar todos sus campos de datos a la carta para que sus cartas contengan toda la información neceLuegoria. Luego haga clic Siguiente: Vista previa de sus cartas.

12. Puede obtener una vista previa de las cartas que se generarán como resultado de su combinación de correspondencia. Haga clic en los iconos de flecha izquierda y derecha para ver las cartas de cada destinatario.

    Luego haga clic Siguiente: Completar la fusión.

13. Puedes hacer clic ahora Impresión para imprimir o seleccionar estas cartas personales Editar letras individuales Edita estas letras.

La combinación de correspondencia es una gran función de ahorro de tiempo en Microsoft Word.

¿Sabía que puede combinar varios documentos en Word? Esto ayudará si ya ha escrito sus cartas personales y desea combinarlas en un solo archivo.