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Cómo usar el seguimiento de reuniones de Outlook para ver quién aceptó

Microsoft Outlook permite a los organizadores de reuniones ver una lista de personas que han aceptado una invitación a una reunión. Esto significa que puede usar el seguimiento de reuniones de Outlook para ver una lista de todos los que han respondido a su reunión y, en la maIría de los casos, puede ver quién participó en una reunión incluso si no es el organizador de la reunión.

Veremos cómo funcionan las respuestas a reuniones en Outlook y cómo ver el seguimiento del servidor de reuniones en las versiones de navegador, escritorio y móvil para que pueda ver quién aceptó una invitación a una reunión en Outlook.

¿Debe la negativa enviar una respuesta?

Cuando recibe una invitación a una reunión, puede elegir glac, Temporalo carne. Cualquiera que sea la respuesta que elija, puede elegir:

  • Editar respuesta antes de enviar
  • Envía la respuesta ahora
  • No responder

Si elige la tercera opción, el organizador de la reunión no recibirá un correo electrónico con su respuesta. Sin embargo, esto no significa necesariamente que su respuesta no será rastreada. Si está utilizando Outlook para Mac, Outlook en la web, Outlook para iOS o Outlook para Android, se realizará un seguimiento de su respuesta incluso si selecciona «No enviar respuesta».

Además, si es un usuario de Microsoft 365 y elige aceptar, aceptar temporalmente o rechazar una invitación a una reunión sin enviar una respuesta, el organizador de la reunión y otros servidores que son todos usuarios de Microsoft 365 aún podrán ver su respuesta.

Microsoft para Windows es la excepción. Si está invitado a una reunión y selecciona «No responder», ni el organizador de la reunión ni los demás asistentes podrán ver su respuesta a la invitación. Sin embargo, esto puede no ser así durante mucho tiempo. Microsoft dice: «También planeamos actualizar este comportamiento en Outlook para Windows, pero aún no tenemos una fecha de lanzamiento prevista».

Finalmente, tenga en cuenta que si la reunión fue organizada por un usuario de Microsoft 365, la lista de invitaciones y sus respuestas se pueden ver a través de cualquier aplicación de Outlook que no sea Outlook para Android. Las respuestas no se pueden ver en aplicaciones que no sean de Outlook.

Cómo usar el seguimiento de reuniones de Outlook en el navegador

Siga estos pasos para ver las respuestas de la reunión en Outlook en línea.

  1. Vaya a Outlook.Office.com e inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña.
  2. Seleccione el icono de calendario a la izquierda.

  1. Seleccione la fecha de la reunión que le interesa seguir.

  1. Seleccione la reunión específica para la que desea ver las respuestas.

  1. En la ventana emergente de información de la reunión, seleccione el icono Diagonal «Ver evento».

  1. En la vista ampliada del evento, verá información sobre quién organizó la reunión y cómo respondieron los invitados.

  1. Expanda todas las categorías seleccionando el > icono para ver las respuestas individuales.

Como se mencionó, si es un usuario de Microsoft 365, los pasos anteriores deberían funcionar tanto si es el organizador de la reunión como si no.

Vale la pena señalar que no hay una buena forma de copiar la lista de respuestas de Outlook en línea. Para eso, necesitará una aplicación de escritorio de Outlook.

Cómo usar el seguimiento de reuniones de Outlook en la aplicación de escritorio

Los usuarios de la maIría de las versiones de escritorio de Outlook pueden seguir estos pasos para ver quién aceptó una invitación a una reunión en Outlook. Como se mencionó, esto solo funcionará si usted es el organizador de la reunión.

  1. Abra Outlook y seleccione el calendario en el panel de navegación de Outlook.

  1. Seleccione la reunión que le interesa del calendario.
  2. Selecciona el Reunión o Ocurrencia de Reuniones pestaña.

  1. Escoger Seguimiento.

  1. Si la reunión es periódica, seleccione para ver el seguimiento de la reunión o de toda la serie.

  1. Verá una lista de personas invitadas a las reuniones y sus respuestas.

  1. Si desea imprimir una lista de respuestas o pegarlas en otro lugar, seleccione la flecha desplegable junto a Seguimiento sobre el Reunión pestaña y seleccione Copiar el estado al portapapeles.

  1. Ahora puedes pegar (control + V) la información de seguimiento en un documento como Word o Excel para imprimir o pegar en cualquier otro lugar que desee, como un correo electrónico o un mensaje de chat.

Si bien la aplicación de escritorio de Outlook para Windows es un poco más tosca y menos elegante que su versión en línea, la capacidad de copiar fácilmente la información de seguimiento de la reunión es una buena característica.

Cómo ver quién aceptó una invitación a una reunión en Outlook para dispositivos móviles

Una vez en movimiento, aún puede verificar quién aceptó una invitación a una reunión usando la aplicación de Outlook para su dispositivo móvil.

  1. Inicie la aplicación de Outlook.

  1. Seleccione el calendario.

  1. Seleccione una reunión en el calendario.
  2. Sobre asistentesverá una lista de los que aceptaron la invitación a la reunión.

  1. Si la reunión cuenta con una buena asistencia, es posible que vea un enlace a Ver todos los asistentes.

  1. Selecciona el Ver todos los ### asistentes enlace para ver la lista de asistentes ordenados por respuesta (aceptada, provisional, rechazada).

Cómo cambiar lo que hace Outlook en las respuestas de la reunión

Los organizadores de reuniones que usan Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 y Outlook 2013 pueden cambiar la forma en que Outlook procesa las respuestas a las reuniones. Puede elegir las respuestas de la reunión para omitir su bandeja de entrada. Las respuestas a las reuniones están configuradas para omitir su bandeja de entrada de forma predeterminada, pero puede cambiar ese comportamiento si lo desea.

  1. En Outlook, seleccione Expediente > opciones.

  1. Luego Opciones de perspectiva ventana, seleccione Correo electrónico.

  1. Luego Seguimiento sección, si la caja está etiquetada Procesamiento automático de solicitudes de reunión y respuestas a solicitudes de reunión y sondeo marque, por lo que no aparecerán respuestas de reuniones en su bandeja de entrada a menos que el remitente haya comentado su respuesta. La información de seguimiento de la reunión se actualizará en consecuencia. Si desmarca esta casilla, recibirá un mensaje en su bandeja de entrada cada vez que un servidor actualice su respuesta.

  1. Del mismo modo, puede marcar la casilla marcada Actualice la información de seguimiento, luego elimine las respuestas sin comentarios. La reunión se actualizará con las respuestas que reciba y las propias respuestas se eliminarán si no hay comentarios.

Como puede ver, con solo ajustar algunas configuraciones diferentes, puede hacer que Outlook vea exactamente lo que quiere hacer con las respuestas de las reuniones y la información de seguimiento.

Dr. Geek

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