Si es usuario de Microsoft 365, es posible que haya visto el ícono de la aplicación Power Automate que se encuentra entre las aplicaciones de Microsoft más conocidas, como Excel, Powerpoint y Outlook. Discutiremos qué es Power Automate y qué puede hacer. Luego veremos algunas plantillas útiles de Power Automate que puede aplicar de inmediato.
Muchos trabajos de oficina implican tareas repetitivas que un científico espacial no hace, como guardar un archivo adjunto de correo electrónico en una carpeta específica en OneDrive o Dropbox o crear una tarea en Microsoft Planner a partir de un mensaje en Microsoft Teams. Estos son los tipos de tareas que Power Automate ha asignado para realizar.
¿Qué es Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate anteriormente Microsoft Flow. Es un conjunto de herramientas similar a IFTTT (If This Then That) que puede usar para hacer cosas como:
- Automatización de procesos en entornos empresariales.
- Envíe recordatorios automáticos cuando termine una tarea.
- Automatice las tareas manuales repetitivas registrando las acciones del mouse, las pulsaciones de teclas y otros pasos.
En otras palabras, Microsoft Power Automate le permite reemplazar los flujos de trabajo automatizados con flujos de trabajo y horarios complejos.
No solo para aplicaciones de Microsoft
Como era de esperar, Microsoft Power Automate se integra con otras aplicaciones de Microsoft. Podría, por ejemplo, configurar un proceso en Power Automate que tome un mensaje que reciba en Microsoft Teams y lo guarde en Microsoft OneNote.
Pero lo que hace que Power Automate sea realmente útil es que también puede conectarse a toneladas de aplicaciones de terceros. La última vez que verificamos, Power Automate se conecta a más de 500 servicios. Aunque.
Tres tipos de flujo
Microsoft clasifica lo que puede hacer en Power Automate en tres tipos de flujos:
- Una nube fluye
- Flujos de escritorio
- Flujo de proceso de negocio
Veamos cada tipo de flujo y repasemos las razones por las que podría usarlo.
Automatice el flujo de la nube de energía
Los impresionantes flujos en Microsoft Power Automate se pueden dividir en tres categorías:
- Flujos automatizados
- Flujos instantáneos
- Flujos programados
Flujos de automatización basados en eventos, por ejemplo, cuando se publica un nuevo tweet con un hashtag específico o cuando recibe un correo electrónico de una persona específica. Puede utilizar flujos automatizados para vincular cuentas y permitir que se comuniquen entre sí. Por ejemplo, podría crear una automatización que le envíe un mensaje de texto cada vez que reciba un correo electrónico de su gerente.
El clic de un botón desencadena flujos instantáneos. Supongamos que envía un correo electrónico repetidamente a su personal para recordarle que participe en la reunión diaria del personal. Podrías crear un botón para automatizar eso. Cree el botón y luego, cada vez que haga clic en ese botón, se enviará automáticamente un correo electrónico a su equipo para recordarles que se unan a la reunión. Esto no solo le ahorrará tiempo, sino que también reducirá los errores, como dejar a alguien sin darse cuenta en el correo.
El flujo programado automatiza las tareas programadas. Por ejemplo, podría crear un flujo de programación que cargue datos automáticamente en un sitio de SharePoint o en una base de datos específica.
Estos son los tres tipos de flujos de Power Automate que manejan información en la nube. Luego observamos los flujos de las tareas que realiza en su escritorio.
Automatice el flujo de Power Desktop
Microsoft tiene una herramienta llamada Power Automate Desktop que amplía las capacidades de Power Automate, lo que le permite automatizar procesos de escritorio repetitivos, incluidas las acciones que realiza en la web. Es como grabar una macro en Excel. Puede registrar una serie de acciones y especificar las condiciones que deben cumplirse para ejecutar esa secuencia de acciones.
Por ejemplo, podría crear una secuencia de escritorio que extraiga datos de un sitio web y los agregue a un archivo de Excel. O puede configurar un flujo que combine documentos de Microsoft Word en formato PDF.
Flujo de procesos de negocio Power Automate
Supongamos que tiene empleados que responden a las solicitudes de servicio al cliente. Independientemente del empleado que interactúe con un cliente, querrá que siga los mismos pasos para que la experiencia del cliente sea coherente.
En otras palabras, puede utilizar los flujos de procesos empresariales para configurar una serie de pasos que las personas deben seguir para lograr un determinado resultado. En lugar de depender únicamente de la capacitación de los empleados, guía los flujos de procesos comerciales de los empleados y los ayuda a evitar errores.
Automatización de Plantillas de Energía Útiles
Quizás la forma más fácil de comprender lo que puede hacer Microsoft Power Automate es explorar algunas plantillas. Si ha utilizado IFTTT, está familiarizado con este concepto. Las plantillas de Power Automate son como applets o recetas en IFTTT.
Puede usar las plantillas de Power Automate tal como están o puede modificarlas para adaptarlas a sus circunstancias y objetivos específicos. Aquí hay algunos para configurarlo.
Plantillas de flujo automatizado útiles
- Guarde los archivos adjuntos de correo electrónico de Outlook.com en su OneDrive.
Siempre que reciba un correo electrónico con un archivo adjunto, el archivo adjunto se guardará en su OneDrive en una carpeta llamada Archivos adjuntos de correo electrónico de Power Automate.
- Envíe un correo electrónico para nuevos Tweets bajo una determinada palabra clave.
Cada vez que un tweet se trata de una palabra clave que especifique, Power Automate enviará un correo electrónico con algunos detalles básicos del usuario sobre la cuenta que publicó el tweet.
Plantillas de flujo instantáneo útiles
- Envíame un recordatorio en 10 minutos.
Esta plantilla de flujo crea un botón que le enviará un recordatorio personalizado.
- Programe una reunión con un remitente del mensaje.
Este flujo le permite programar una reunión con el remitente de cualquier mensaje de un canal o conversación de Microsoft Teams.
Plantillas de flujo programado útiles
- Envíeme un correo electrónico con una lista de los próximos eventos del Calendario.
Esta plantilla mirará su calendario y le enviará un resumen por correo electrónico de la próxima semana, incluida información sobre vuelos, hoteles y el clima.
- Envíe un correo electrónico de recordatorio de Office 365 Outlook para reuniones temprano al día siguiente.
Este es excelente para aquellos que se olvidan de mirar el horario de mañana pero revisan los correos electrónicos con frecuencia. Si hay alguna reunión al día siguiente antes de la hora que especifique, le enviará un recordatorio a su correo electrónico de Outlook.
Pasar más tiempo haciendo las cosas que nadie más puede hacer
Microsoft Power Automate se llama, “Ocúpese de lo que es importante. Automatiza el resto. «Tienes que admitir que tienen razón. Automatizar lo que se puede automatizar significa que tienes más tiempo para cosas más importantes como la estrategia, el pensamiento profundo y la relajación. El futuro es ahora, y es hora de que los robots para trabajar para usted!
